Virtuaalne suhtlemiskultuur kui virtuaalne visiitkaart

Praktilised vihjed, kuidas kujundada ettevõttes virtuaalset suhtlemiskultuuri.
Katrin Aedma
OÜ KA Konsultatsioonid juhataja, koolitaja

Statistikaameti andmetel oli Euroopa Liidu 27 liikmesriigis 2007. aastal Interneti-ühendus 93% ettevõtetest, neist 83%-l püsiühendus. Eestis oli Euroopa Liiduga võrreldavates valdkondades tegutsevatest ettevõtetest Interneti-ühendus 94%-l, neist 83%-l püsiühendus. 2007. aastal kasutas igapäevatöös arvuteid 94% ettevõtetest.

Ettevõttes oli keskmiselt 16 arvutit, neist 15 Interneti-ühendusega. Leibkondade juurdepääs internetile kasvab iga aastaga:
2005 – 38,7%;
2006 – 45,6%;
2007 – 52,9%.

Katrin Aedma: “Kui kord eestlane saab selgeks, kuidas kirjutada korrektset meili, on jupike minu elutööst tehtud.”

Meilisuhtlus nii nagu iga suhtlemine lähtub teatud loogikatest. Kehtivad elementaarne viisakus ja emakeele reeglid. Näiteks kasutatakse korrektses kirjavahetuses väike ja suurtähti analoogiliselt emakeele põhimõtetest. Ainult väiketähtede kasutamine on ebaviisakas, ainult suurtähtedes kirjutamine tähendab arvuti keeles aga karjumist ja on lisaks ka raskemini loetav.

? Milleks on ettevõtte töötajatele kasulikud meilietiketialased teadmised?
Nii nagu hääl on inimese visiitkaardiks ja selle arendamine ja kujundamine oluline, on iga töötaja oma tegevustega ettevõte visiitkaardiks. Kombeks on eriti välja tuua sekretäri ja klienditeenindajat kui eesrinde (Front-office) töötajaid ettevõte visiitkaardina, kuid mina oma praktikast ei tähtsustaks nende osa üle, sest täpselt niisama oluline on klientide (sh koostööpartnerite) silmis näiteks ettevõte juhi käitumine.

Virtuaalseks visiitkaardiks on ettevõte töötajate suhtlemisoskus virtuaalseid kanaleid kasutades. Kui soovime teadlikult kujundada ettevõte mainet, siis on oluline pöörata tähelepanu ka virtuaalsele suhtlusele.

Igas ettevõttes on virtuaalsed suhtlemiskanalid erinevad. Koduleht ja selle välimus on olulised. Kodulehe olemasolul ja ilma selleta on kasutusel peamiselt meilid. Aktiivselt kasutatakse ka messingeri (msn), Skype, FB-d jt.

Virtuaalse suhtlemise kokkulepete tegemise protsess toimub analoogiliselt kõigile teistele kokkulepete tegemisele ettevõttes. Parima tulemuse saavutamiseks kaasatakse alati inimesed, kes hiljem hakkavad kokkulepitud tegevuste järgi igapäevaselt töötama.

5 võimalust juhile virtuaalse suhtlemiskultuuri kujundamisel

1) Korraldada koolitus, millele eelneb osalejatele koolituse eesmärgi tutvustamine ja nendepoolsete temaatiliste küsimuste kogumine, millele antakse koolituse käigus vastused. Koolituse alguses ideemüük e siis selgitada, millist kasu koolitusel õpitust osaleja ise saab, millist kasu saab ettevõte ja klient. Koolituse lõpus teha kokkulepped ja kasvõi üks A4 või pabertahvli leht kirjutada täis olulisi põhimõtteid, mis selgusid koolituse jooksul ja millest kokkuleppeliselt tulevikus igapäevatöös juhindutakse. Hoida kirjutis kohas, kus see on kätte saadav ja hakkab silma. Näiteks puhketoa seinal ja lisaks (pabertahvli lehe puhul) teha foto, mida hoitakse ettevõte tegevusjuhiste juures (sh ka Intranetis selle olemasolul).
2) Kirjutada temaatiline artikkel ettevõte siselehte või kujundada info seinalehele koos üleskutsega koostöös kujundada ettevõtte ühtne virtuaalne visiitkaart.
3) Korraldada konkurss ettevõtte töötajate või osakondade vahel. Konkursi tingimused ja hindamiskriteeriumid on ette antud ja tulemuseks peaks olema just meie ettevõttele sobiva meilietiketi reeglistiku väljatöötamine. Lubatud on joonistused (sh koomiksid jms) Oluline on ülesande võimalikult selge püstitus ja selgitus, mis saab tehtud tööst peale konkurssi. Näiteks parim töö võetakse peale konkursi lõppu igapäevatöö aluseks. Seega on igal töötajal isiklik huvi osaleda reeglite kujunduses ja hindamises, mille järgi hiljem igapäevaselt tööle hakata.
4) Lühiinfo antakse edasi nõupidamisel, infopäeval vms kogunemisel. Infot toetatakse vastavasisulise juhisega ja kutsutakse üles väljatöötatud juhise osas teatud aja jooksul täpsustusi tegema. Kingitakse meilietiketi raamatuke.
5) Töötatakse välja ettevõttes meilide standardpõhjad ja antakse soovitusi viisakusvormelite osas. Näiteks fikseeritakse, millised on kohustuslikud andmed meili saatmisel ettevõttest väljapoole (saatja nimi, ametinimetus, telefoni nr ja firma kodulehe aadress vms), fikseeritakse vormistuslikud nõuded. Hea mulje jätab see, kui automaatvastused (Out Off Office Reply) on kõigil ettevõtte töötajatel sarnaselt kujundatud.

Töötavate kokkulepete tegemiseks on alati kasulik fikseerida algseis ja teha järelkontroll.
Suhtlusalased kokkulepped peaks olema aga kindlasti tehtud nii, et töötajad saavad ise kokkulepete vormistamisel sõna sekka öelda.

Abiks selle töö tegemisel on raamatuke: “Virtuaalse suhtlemise kultuur. Mida ma peaksin teadma meilietiketist?”, lisaküsimustele vastab meelsasti raamatu autor Katrin Aedma meilil: E-mail on kaitstud spämmirobotite eest, Javascript peab olema sisse lülitatud . Samuti tasub töötajad suunata uudistama Elioni silmaringi avardavat veebilehte www.digitark.ee

Kasuta kõiki eelmainitut või siis vali, millised võtted just Sinu ettevõttele parima tulemuse ja etteantud tingimuste valguses sobivad.

Edu virtuaalse visiitkaardi loomisel!
************************************

Meilimise 1O põhitõde

1. Elektronkirjale vasta tööpäeva jooksul, hiljemalt 24 tunni jooksul. Kui ei ole infot, mille alusel vastata, teata, et said kirja kätte, täna ja anna teada, millal saadad palutud info.

2. Väldi pikkade kirjade ja mahukate failide saatmist. Kirjuta lühidalt ja selgelt – austa nii enda kui teiste aega. Vajadusel lisa mahukas info failidena ja meili kirjuta ainult põhiline teave viitega lisainfole failides. Hoia meili suurus kontrolli all, sest muidu ummistub kirjasõbra postkast

3. Ole ettevaatlik lühendite ja slängi kasutamisega. Emotikone kasuta kirjavahetuses sõpradega ☺

4. Pane kirjavahemärgi järele alati tühik, väldi kirjavigu ja suurtähtedega kirjutamist, sest SEE TÄHENDAB arvutikeeles karjumist

5. Ole viisakas. Alusta tervitusega, lõpeta ilusate soovidega. Viisakusvormeli järel ei käi koma. Kirjuta sinna hüüumärk või ära kirjuta midagi. Näiteks:

Tere!/ Tere

Meil on kõik lausa suurepärane. Loodan, et ka teil.

Ilusat päeva/ Ilusat päeva soovides/ llusat päeva!

Katrin

Loe sellest huvi korral ka Eesti Keele Instituudi lehelt: koma viisakusvormeli järel

6.    Kui teema on sama, jäta alles eelmised kirjad ja alusta vastuse kirjutamist lehe üleservast. Kustuta eelmised kirjad, kui muudad teemat.

7.    Eralda lõigud (üks teema, üks lõik, vahe).

8.    Kirja pealkirjas (Subject) kirjelda lühidalt teemat, väldi täpitähti (ö, ä, õ, ü, š, ž). Muuda meili pealkiri, kui vestluse käigus on teema muutunud.

9.    Ametlikule kirjale lisa kontaktandmed (tähtsuse järjekord on isiklikult üldisele enne oma andmed, siis firma andmed).

10.    Enne kui teed järeldusi, kontrolli, kas sinu kiri on adressaadini jõudnud. Vajadusel saada meil uuesti ja/ või helista.

Kujunda ise oma ja meie ettevõtte virtuaalne visiitkaart!
Sinu kirjaoskus on oluline! Tänan!

Allikas: Virtuaalse suhtlemise kultuur. Mida ma peaksin teadma meilietiketist?
Autor: Katrin Aedma www.KaKonsultatsioonid.ee