Ilmus Digitargas 07. jaanuar 2008 ja ajakirjas Naised 09.juuni 2008

Autor: Katrin Aedma

Meil kõigil on aega 24 tundi ööpäevas ja seetõttu on kasulik seda oskuslikult tarvitada. Tihti ei tajuta lühikeste tegevuste summana kaduvat tegelikku aega. Seetõttu tasub pöörata tähelepanu, kui palju kulub aega meilide avamiseks, lugemiseks, vastamiseks, blogides, Skype˙is ja Messengeris suhtlemisele.

1. Määra endale konkreetne aeg meilidega tegelemiseks – näiteks üks tund hommikul ja üks tund õhtul.

Selleks et meili saabumisteated sind ei häiriks, on tehniliselt võimalik meili saatmis- ja saamissüsteemi sättida nii, et teateid ei näe või meile kontrollitakse ja võetakse sisse teatud aja tagant. Kui on vaja kiiresti meil kätte saada, saab seda protsessi alati kiirendada.

2. Kustuta koheselt kõik spämm-meilid neid avamata.

Enne kui ise midagi edasi saadad, küsi endalt, kas see on ikka saajale vajalik info. Tänapäevased meilisüsteemid võivad lahterdada rämpskirjad eraldi kausta vastavalt kasutaja soovile (näiteks kaust junk). Samas võib sinna kausta mõnikord sattuda mõni vajalik meil. Vaata enne kausta tühjendamist meili saatja ja pealkiri üle.

3. Ava e-kiri vaid üks kord.

Loe kiri kohe läbi ja tegutse vastavalt endale omases tööstiilis: vastust vajavale meilile vasta; infomeil, mida soovid hoida, tõsta koheselt vastavasse kataloogi; infomeil, mille võtsid teadmiseks, kustuta; delegeerimist vajav meil saada edasi. Väldi ühe ja sama meili avamist korduvalt.

4. Arhiveeri arukalt. Tee vaid mõni lisakataloog, kuhu paned sisu järgi tõeliselt olulised meilid.

Väldi liigset arhiveerimist ja kustuta kõik liigne, mida tõenäoliselt ei vaja või mida on võimalik lihtsasti leida.

5. Saada ise vähem meile, siis saad ka teistelt vähem.

Vähenda inimeste arvu aadressiväljadel, väldi grupimeilide kasutamist ja vastamist kõigile, kes on adressaatideks (reply all). Vahel võib efektiivsem olla hoopis kiire telefonikõne või kohtumine.

6. Emotsionaalsete meilide puhul järgi 24 tunni reeglit – kirjuta meil valmis, salvesta visandite kausta (draft), ava 24 tunni pärast uuesti ja korrigeeri.

Võib eeldada, et nii saad saata ära meili, mida pärast ei pea kahetsema ja hilisem omavaheline kirjavahetus ei paisu emotsioonide varal liigselt ajakulukaks.

7. Formuleeri tekst võimalikult lühidalt.

Mike Song ja Tim Burress soovitavad oma raamatus ´The Hamster Revolution: How to Manage Your E-mail Before It Manages You (Berrett-Koehler, 2007) alustada igat sõnumit konkreetse pealkirjaga, lühikese tervitusega ja ABC-meetodiga. See meetod aitab meili sisu osa jagada kolmeks osaks: Action ehk tegevus, mis sisaldab kokkuvõtet sinu ettepanekust, Background ehk info, mis tutvustab peamisi punkte, millele sinu ettepanek tugineb, ja Close ehk lõpetamine, mis selgitab edasisi tegevusi.

8. Täna lühidalt.

Tänades info eest võid kasutada lihtsalt naeratuse emotikoni :) või sõna "Tänan!".

9. Kui sa ei soovi, et sinu meilile vastatakse või sind tänatakse, kasuta meili lõpus märget TPV (tagasi pole vaja (tagasi = tagasiside/tänamine). Suheldes inglise keeles, kasuta märget NRN (No Reply Needed) või NTN (No Thanks Needed).

Kuna saaja ei pruugi neid lühendeid teada, kirjuta parem tekst pikalt välja. Kui tahad, lisa ka lühend, et teatud aja jooksul muutuks suhtlemine kirjasõpradega lihtsamaks ja lühendid oleksid arusaadavad.

10. Tee kokkuleppeid ja hari pidevaid kirjasõpru, kes sulle meile saadavad – anna oma meilis teada, milliseid meile ootad, teavita meili saatjat oma ootustest ka siis, kui saad neilt n-ö halbu meile.

Loe lisa

Virtuaalse suhtlemise kultuur - www.tark.ee

Meilietiketi raamat - pisike, arukas, soodne

Eestlased Soomes välismaalastele meilietiketti õpetamas

Minikoolitus: Kirjaliku suhtluse nipid ja meilietikett

E-riik e-kirja oskajaks - koolitusprojekt

Meilietiketi koolitus Meremäe-Obinitsa Põhikoolis

Meilietiketi koolitus Kuusalu Keskkoolis

Virtuaalne suhtlemine e virtuaalne visiitkaart

Ajakiri Director: Säilita intelligentne mulje ka e-kirja saates

Intervjuu Postimehes: Kombekas e-kiri

www.Digitark.ee - praktilised nõuanded virtuaalse suhtlemise kohta

E-kirja saatmise põhitõed

Testi ennast. Milline meilija oled?

Kirjavahemärkide jm kasutamine eesti ja inglise keeles

Mis on virtuaalse suhtlemise kultuur?